プライバシーポリシー｜ 学会誌印刷・学会支援専門サービス「SOUBUN.COM」

日本印刷個人情報保護体制認定制度(JPPS)の認定を平成19年に取得し以後は、毎年の中間講習会を受講し、
2年ごとに更新講習、申請書の改訂、全社員更新教育を実施してJPPS認定制度を継続しています。

個人情報の取り扱いと保護については、個人情報保護法を遵守して各取り扱いを文書規定として以下に文書体系を定め規定致しました。

1. 1.個人情報保護方針の開示
2. 2.個人情報取扱基本規程の開示
3. 3.個人情報リスク管理規定
4. 4.個人情報新規・変更管理規定
5. 5.個人情報共通管理規定
6. 6.文書・記録管理規定
7. 7.組織権限規程
8. 8.教育規程
9. 9.緊急事態準備規程
10. 10.情報システム管理規定
11. 11.施設入退室管理規定
12. 12.受託個人情報管理規定
13. 13.取引先個人情報管理規定
14. 14.委託先管理規定
15. 15.従業員個人情報管理規定

基本理念

株式会社ソウブン・ドットコムでは、皆様に安心と信頼を頂けるよう、印刷業務・事務局業務及びそれに付帯する業務において、皆様の大切な個人情報を保護することが、継続的な事業活動の基本であると共に、重要な社会的責務であると認識し、今後も引き続き個人情報の適正な取扱いに努めてまいります。

1. 適正な取得

皆様の個人情報は、ご本人に利用目的をお知らせするとともに、適正な手段により取得いたします。

2. 個人情報の利用

皆様の個人情報は、利用目的の達成に必要な範囲において取扱う措置を講じ、その範囲を超えての目的外利用はいたしません。利用目的の範囲を超えて、個人情報を利用する必要が生じた場合は、その旨をあらかじめご連絡し、同意をいただいた上で利用いたします。

3. 個人情報の提供

あらかじめ、皆様からの同意をいただいている場合、及び法令等に基づく場合を除き、個人情報を第三者に対して提供いたしません。個人情報を扱う業務を他に委託する場合は、委託先に対する個人情報保護の契約を締結し、適正な取扱いが行われるよう管理・監督いたします。

4. 安全管理措置

お預かりした個人情報は、必要な安全管理措置を講じ、漏えい、滅失又はき損等を防止するとともに是正に努めてまいります。

5. 法令等の遵守

個人情報に関して適用される法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守するとともに、本方針並びに社内規程を整備し、適切な運用が実施されるよう管理します。

6. 継続的改善

事業内容の変化および事業を取り巻く社会環境・法令・情報技術の変化等に対応して、個人情報取扱体制の見直しを行い、継続的な改善に努めてまいります。

7. 苦情及びご相談及び開示等への対応に関すること

個人情報に関する苦情やご相談、及び利用目的の通知、開示、訂正、利用停止等に関するご質問・お問合せにつきましては、誠実かつ迅速な対応を行うよう努めてまいります。以下のお問合せ窓口までお寄せください。

• 個人情報に関するお問い合わせ先
• 株式会社ソウブン・ドットコム　総務部
• 電話番号　03-3893-0111
• メール　　お問い合わせフォーム

皆様の個人情報を、個人情報保護方針に基づき、次のとおり取り扱います。

1.個人情報の利用目的について

個人情報は、以下の目的に利用させて頂きます。

1. 1）お客様の個人情報
   1. （1）お客様から受託を受けた個人情報：各種受託物の企画、制作、発送、納品。学会事務業務の代行。
      　（印刷物、会誌発送、別刷発送、会員住所録管理、学会事務局代行、ホームページ運営管理、入稿原稿の返却）
   2. （2）弊社が直接、ご本人様から取得した個人情報：原稿投稿受付、名刺、年賀状、案内状等
   3. （3）上記に共通する請求、領収業務
2. 2）お取引先の個人情報：
   1. ①お取引先からの提案、見積、発注、受入、制作、これらに係る連絡。②新印刷物のご案内、及びこれらの実施に係る務
3. 3）株主に関する個人情報：法令に基づく株主管理（株主データ作成等）
4. 4）従業者の個人情報：従業者の雇用管理（給与・税務管理、健康管理、年金・保険管理及び連絡等）
5. 5）採用応募者に関する個人情報：採用情報等の提供・連絡及び採用業務
6. 6）上記に共通するお問い合わせ、ご相談、クレーム等への対応に係る業務

2. 個人情報の提供

あらかじめ同意を得ることなく、第三者に個人情報を提供することはありません。但し、法令による場合、及び生命、身体、財産等に重大な危険を及ぼす場合で、ご本人の同意を得ることが困難な場合は除きます。

3. 個人情報の委託

業務の一部を外部に委託する際は、個人情報を適切に保護できる体制を敷き実行していることを条件に委託先を厳選し、機密保持契約を締結し、適切な管理・監督のもとで委託を行います。

4. 個人情報提供の任意性

ご自身の個人情報を弊社に提供されるか否かは、ご自身のご判断によりますが、ご提供頂けない場合には、上記、利用目的のサービスが提供できない場合がありますので予めご了承ください。

5. 苦情及びご相談及び個人情報の利用目的の通知、開示、訂正等
（訂正、追加又は削除利用停止等（利用停止、消去又は第三者への提供）について

個人情報に関する苦情やご相談、及びご本人から、開示対象個人情報の利用目的の通知、開示、訂正等（訂正、追加又は削除）、利用停止等（利用停止、消去又は第三者への提供）のご請求があった場合、ご本人であることを確認させて頂いた上で、速やかに対応させて頂きます。尚、ご要望にお応えできない場合は、ご本人に遅滞なくその旨をお知らせするとともに、理由を説明いたします。

6. セキュリティについて

電子投稿の受付や送信、ホームページからの個人情報の送信時、また決済時にはＳＳＬ暗号化通信を使用してデータの盗聴を防止します。クッキー（サーバ側で利用者を識別するために、サーバから利用者のブラウザに送信され、利用者のコンピュータに蓄積される情報）は、アクセス件数の正確な把握及びブラウザ表示機能の利便性向上およびサービスの向上に利用しています。

7. 個人情報管理責任者の設置と安全管理

次の者を個人情報管理責任者として任命し、皆様の個人情報を適切かつ安全に管理し、漏えい、滅失、き損等を予防し保護します。

8. 保有個人データの安全管理のために講じている措置

【組織的安全管理措置】
・個人情報保護管理者を設置し、個人情報保護の安全管理に関する従業者の責任と権限を明確に規定します。
・個人情報の取り扱い状況の運用点検や監査などを定期的に実施します。
・個人情報の取り扱いを委託する場合は個人情報の基準を満たす事業者を選定して、契約書の締結などによって個人情報保護を担保します。

【人的安全措置】
・個人情報の安全管理に関する必要な教育研修を従業者に定期的に実施します。
・就業規則や誓約書にて秘密保持義務の履行を担保します。

【物理的安全措置】
・従業者の入退室管理及び電子機器の持ち込みや制限など権限を有しない従業者などによる個人情報への不正アクセスを防止するための措置を講じます。
・電子媒体や書類などの盗難・紛失などを防止するための措置を講じます。

【技術的安全措置】
・個人情報を取り扱う情報システムへの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入します。
・情報システムへのアクセス制御を実施し、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定します。
・情報システムへのアクセスログを取得して定期的な確認を実施します。

２０２３年４月１日　株式会社ソウブン・ドットコム　代表取締役社長　木村崇義