学会の事務局オンライン運営 | システム化の利点

オンライン事務局とは

学会事務局のオンライン化

2024年現在、事務局業務のオンライン化が一般化しています。

数年前からネットワークの進化、クラウド技術の普及により、事務局業務にシステムを取り入れオンライン化することが可能になりました。そして、2020年の新型コロナウイルスの蔓延によりリモートで仕事をする人が増えたことをきっかけに、多くの学会が事務局業務をオンライン上で行っています。

弊社でも事務局向けの会員・会費管理システムの問い合わせが増加しており、今後もオンライン化の傾向は続くと予測されます。

オンライン事務局のメリット

事務局の業務をオンライン化することで、時間とコスト、更には事務局担当者の手間の節約に繋がります。

会員や会費の管理にクラウドサーバーを利用したシステムを活用することで、より効率的に業務を進めることができます。例えば、エクセルでの名簿のようなローカルでの作業をオンライン化することで、メンバー間での情報共有が容易になります。また、会員管理システムを利用することで会員や会費の管理がより効率化されます。

加えて、業務の効率化はコストの節約にもつながります。システムの利用料金はかかるものの、作業時間の短縮、封筒の送付や印刷業務の削減により、結果的にコスト削減に繋がるのです。

学会事務局オンラインシステムの機能と管理

会員・会費管理のシステム化

オンライン上で会員名簿や年会費を管理することができます。

参加者は入会申込や学会への問い合わせ、その他の申請をシステム上で完結できます。また、管理者は入会状況や問い合わせをリアルタイムで確認し対応することが可能です。

その他の機能は、以下の通りです。詳しくは以下、解説します。

・アカウント登録、パスワード発行

・マイページ機能

・メールの一括送信

・画面の英語表示

・申込フォームの作成

どんな業務をシステム化できるか

では具体的にどのような業務をシステム化できるのでしょうか？代表的な3つの業務を見てみましょう。（システムによって、効率化できる業務の範囲は異なります。）

(1)会員管理

会員は入会申込や会員情報の変更、お問い合わせやその他の申請をシステムのマイページ上で完結でき、郵送やメールの手間がなくなります。そして画面の英語表示機能により、海外の会員の方もスムーズに入会や大会等の参加申請ができます。また、管理者（事務局側）は入会状況や問い合わせをリアルタイムで確認し、対応することが可能です。これによって管理者は情報を新たにまとめ直す必要がなくなり、何通ものメールのやりとりをチェックする必要もなくなります。さらに、過去の問い合わせがシステムに残っているため、担当者の交代があってもスムーズに問い合わせ対応ができるでしょう。

(2)会費の管理・督促

会員はシステム上で会費の金額や納入状態を確認できます。管理者側は会費納入状態をリアルタイムで確認し対応できます。また、管理者はメールの一括送信機能によって、会費未払いの会員だけに督促メールを送ることができます。メールのテンプレートを作成すれば、毎回文面を考える必要もなく手間を減らせます。

(3)学会からの告知

システムのマイページ等に表示される「お知らせ」を使って、会員だけに知ってほしい情報を配信することができます。

オンライン上での決済システム

会費の納入方法に銀行振込の他、クレジットカード決済、コンビニ支払いを追加することができます。会員それぞれが支払いやすい決済方法を複数用意することで、会費徴収の滞りを避けることができます。

また、領収書や請求書の発行、ダウンロードもシステム上で行うことができます。国際学会や外国籍の会員が多い学会に向けて、請求書を英語表記で発行することも可能です。

理事会・委員会のオンライン開催

理事会や委員会などの会議をオンライン上で開催することも可能です。日程調整が容易になる、会議を画面録画することができるなどのメリットがあるため、新型コロナウイルスの規制が緩和された後も、会議をオンラインで行う学会は少なくありません。また、一部の会員システムではセミナーなども開催することができます。

オンライン事務局のセキュリティとデータ保護

管理システムのセキュリティチェック

事務局業務をオンライン化する上で、最も大切なのは個人情報の保護といったセキュリティ体制です。「システムならセキュリティ対策は万全だろう」と油断してはいけません。HPで会員管理を行う際は、暗号化通信（SSL）を使用していない場合、セキュリティに注意が必要です。

管理システムを選ぶ際には暗号化通信（SSL）に対応しているものをおすすめします。また、利用者の口コミや過去にセキュリティトラブルがあったかも確認しましょう。

情報セキュリティの強化

情報漏洩のリスクも念頭におく必要があります。悪意のある人物によるサイバー攻撃により、会員情報が抜き取られる事例も発生しています。

情報漏洩のきっかけとして、担当者がウイルスをダウンロードする、不正なリンクをクリックすることが挙げられます。特に近年は取引先を装ったメールを送りつけるなどサイバー攻撃が高度化しており、ますますしっかりとした対策が求められています。そのため、事務局内での情報セキュリティ教育を徹底することが必要です。

参考：コンピューターウイルス「Emotet」の解説・対策記事はこちら

学会でも被害急増中のサイバー攻撃「Emotet（エモテット）」の手口と対策について解説

オンライン事務局の代行・委託

限られた予算での委託も可能

事務局のオンライン化に合わせて、業務を外部に委託するのも一つの手段です。

「業務委託は予算が足りない」とお思いの方もいるかもしれません。しかし、一部の業務の代行であればコストもそれほどかからず、事務局業務の手間と時間の削減に繋がります。

SOUBUN.COMでは、金額オファー型の支援サービス「GAKKAI WORKS」を提供しております。経験豊富なスタッフにより学会の目的と予算に合わせた最適なサポートをご提案いたします。

依頼内容、希望金額、希望納期を入力するだけで、簡単にお問合せが可能です。最短当日対応の案件や、5,000円のオファー金額からの業務委託にも対応いたします。

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GAKKAI WORKSのサービス内容・料金の目安

以下では、過去に成約したオファー事例を掲載いたします。

ご依頼の際の参考としてご覧ください。

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事務局業務のオンライン化に際してのシステム提供・導入・運用支援も行っております。

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