学会座長へのお礼 | メールのテンプレートも記載

学会終了後のお礼文の基本

開催終了後の感謝

学会の座長にお礼を伝える際には、素直な感謝の気持ちを伝えることが何よりも大切です。

学会の座長には謝礼金をお渡ししないことがほとんどです。報酬が無い中で学会発表や講演の準備と進行を務めていただいた座長に対し、まずは率直な感謝の言葉を伝えましょう。特に、セッションの進行や講師とのやりとり、登壇者への配慮をいただいたことにも触れると、より丁寧なお礼になります。

学会当日の振り返り

開催当日の具体的なエピソードも交えることで、感謝の気持ちがより伝わります。例えば、研究発表やセミナーの盛り上がり、質疑応答や議論の様子などに言及すると良いでしょう。

また、大会終了後にアンケートを実施し参加者の感想を収集している場合には、回答から一部抜粋して伝えるのも良いでしょう。

お礼の品

学会によっては、座長にお礼の品を贈ることもあるようです。

お贈りする品物の例として、QUOカードや図書カードといったギフトカード、マグカップや歯ブラシといった生活雑貨があります。

品物の注意点として、個人の好みが分かれるものは避けましょう。特に食品やお酒は苦手なものを送ってしまうリスクがあります。食品やお酒をお礼の品とする場合、相手の好みを調べた上でお送りしましょう。

今後の参加と協力のお願い

今後も前向きな気持ちで学会と関わっていただけるよう、今後の学会への参加と協力のお願いも含めてみると良いでしょう。ただし、相手に「また座長をお願いされるのかな」などとプレッシャーを感じさせてはいけません。

あくまでもお願いする立場であることを忘れず、敬意を持った表現を心がけることが大切です。挨拶として「ぜひご協力いただきたい」といったフレーズを添えると良いでしょう。

お礼はメールと手紙（お礼状）、どちらにすべき？

どちらを送ってもOK

座長へのお礼文を送る際には電子メールと手紙（お礼状）の２つの方法があります。どちらの方法でも問題ありませんが、最近では電子メールでのお礼が一般的になっています。不安に思う方は、過去の座長へのお礼文をどのように送っているか、確認すると良いでしょう。

ただし、お礼の品を郵送する際には、合わせて手紙もお送りすることをお勧めいたします。品物だけでなく手紙もお送りすることで、今後の関係持続にも役立つでしょう。

学会座長への具体的なお礼メールの例

件名：［学会名］ 座長の御礼

〇〇大学 教授
［座長のお名前］先生

お世話になっております。
［学会名］年次学術集会 大会長の田中太郎と申します。

昨日は［学会名］での座長を務めていただき、誠にありがとうございます。

［座長のお名前］先生が座長を務めたことで、当日の学会は非常にスムーズに進行し、質問の時間にも活発な討論がなされました。講演の参加者からも、好意的な感想をいただいております。

また、お礼の印として、QUOカード（2000円分）をお送りさせていただきました。何かの折にお使いいただければ幸いです。

最後に、今後とも［学会名］へのご参加とご協力のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

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田中 太郎
日本△△学術集会 大会長
TEL: 080-xxxx-xxxx
Mail: tanaka@example.com
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座長へのお礼メールはいつ送る？

開催当日〜３日以内がおすすめ

座長へのお礼メールの送信タイミングは、学会終了直後から３日以内に送るのが一般的です。理想的には、学会の終了翌日が望ましいでしょう。終了後、日が浅いうちにお礼を伝えることで、学会の印象が鮮明なうちに感謝の気持ちを効果的に伝えることができます。

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