学術大会

【学会の会場探し】東京・横浜エリアの貸し会議室まとめ

学術大会の会場は、貸し会議室やレンタルスペースが利用されることが一般的です。
その中で「会場選びの基準がわからない」「オススメの場所を教えてほしい」といったお悩みもあるかもしれません。
そこで今回は、会場選びのポイントや東京・横浜エリアのオススメ会場をご紹介いたします！

学会の会場探しのポイント

ポイント

会場予約までの流れ

学術大会のためにイベント会場を予約する場合は、予約前の準備も重要となってきます。
予約完了は、開催日の約1年前を目安としましょう。それ以上遅れると条件に合う会場が予約できない可能性もあります。

また、事前に候補となる会場の下見をすることも大切です。会場までの道が分かりづらい、使用不可能な備品があるなど注意点を把握することで、事前の案内やトラブルへの対応が可能になります。

会場を探す際には、以下の点に注意しましょう。

会場のアクセス

会場へのアクセスの良さも、学会の会場を探す上で重要になります。

遠方からの参加者が多い学術大会の場合、新幹線の停車駅や空港から移動にかかる時間は非常に重要です。最寄り駅直結の会場や、駅から徒歩５分以内の会場であれば申し分ありません。
特に駅直通ビルなどの施設内にある会場は、アクセスがよく分かりやすいため、利用しやすいです。

懇親会やパーティーも同時に行う場合は、会場から短い時間で移動できる場所に懇親会の会場はあるか、あるいは会場内にレストランやパーティールームなど懇親会に利用できる場所があるかをチェックしてから手配しましょう。

加えて、参加者が宿泊するホテルや旅館からのアクセスも重要です。例えば、ホテル内に併設された会場であれば参加者の負担軽減に繋がります。

ただし、今回紹介する東京・横浜での開催の場合は周辺に宿泊施設も多く、自宅から来場する方も多く予想されます。したがって、ホテル内併設の会場である必要性は高くありません。参加者目線で検討し、利用しやすい会場を選びましょう。

会場の収容人数・設備

会場の収容人数は、会場探しで絶対に見逃せない条件です。例年の参加人数から参加者数を予測し、収容人数と照らし合わせて会場を予約しましょう。

加えて、開催形態に最適な設備のある会場を選ぶ必要があります。例えば、ポスターセッションを実施するならイベント会場のレイアウト変更の可否や、椅子・マイクの数をチェックしましょう。他にも、近年人気のハイブリッド形式で開催する場合、音響ミキサーや高速インターネット等があるかを確認しなくてはなりません。

特に、音響や映像・照明などの専門スタッフが常駐している会場はより安心です。

これらの機材や設備がない会場の場合、機材のレンタルやそれらを会場へ運んだりと設営の手間がかかるため注意が必要です。主催者側の負担を減らすためにも、会場へ確認しておきましょう。

また、設備の使用可否にも確認が必要です。例えば、音響ミキサーは会場に設置されていても設定の変更ができないケースもあります。用意されている設備をどの程度使えるか、直接確認することをおすすめいたします。

学会のおすすめ会場【東京エリア】

東京の街並み

ＪＰタワー＆カンファレンス

ＪＰタワー＆カンファレンスHPより

〈ポイント〉

・東京駅直結
・音響設備 / 専用回線あり
・懇親会への移行もスムーズ

ＪＰタワー＆カンファレンスは東京駅直結のイベントホール会場です。音響設備やインターネット専用回線もあり、ハイブリッド形式での開催も問題ありません。

また、近隣にレストランが多く、会場での立食パーティーも可能であるため懇親会への移行もスムーズに行えます。

過去には日本外科学会や日本糖尿病インフォマティクス学会が利用されており、学会の利用実績も十分と言えるでしょう。

このようなイベントホールは、幅広くあらゆるイベントに対応できる施設です。
大人数を収容できるケースが多いため、大規模なイベントや学会を開催したい場合にオススメです。

URL：https://www.jptower-hall.jp/

〈アクセス〉

東京駅より: 地下道直結（徒歩約１分）
羽田空港より:「京急バス」で東京駅へ（約45分）
成田空港より:「AIRPORT BUS」で東京駅へ（約70分）

タワーホール船堀

〈ポイント〉

・750名収容の大規模会場
・リーズナブルな料金

タワーホール船堀は江戸川区所有の施設であり、リーズナブルな料金で利用可能な点が魅力です。東京駅からは離れた位置にあるものの、最寄り駅である船堀駅からは徒歩１分とアクセスも良好。

大ホールの収容人数は最大750名、ポスター発表が可能な会議スペースもあり学術大会の開催施設として条件を満たしています。

ただし、施設の予約は利用日から１年前に抽選で行われます。利用を検討される際は落選してしまった場合も想定して予約申し込みを行いましょう。

〈アクセス〉

船堀駅より: 徒歩約１分
東京駅より:「JR総武快速線」馬喰町駅にて下車、「都営新宿線」にて船堀駅へ（約30分）
羽田空港より: リムジンバスにて「都営新宿線」一之江駅前で下車、「都営新宿線」にて船堀駅へ（約40分）
成田空港より: 京成バスにて「都営新宿線」一之江駅前で下車、「都営新宿線」で船堀駅へ（約60分）

URL：https://www.towerhall.jp/

大学内の会議室・セミナーホール

大学が所有する会議室・セミナーホールは、学会の予算節約に繋がるためおすすめです。大学所有の施設であれば、同規模の会場と比べ安価に会場を借りることが可能です。

ただし、会場の予約は大学所属の研究者が行う必要があります。運営メンバーの所属する大学の中に条件に合った会場があるか確認しましょう。

例えば、東京大学の伊藤謝恩ホールの場合

・音響設備 / プロジェクター完備

・ポスターセッションも可能

・控室 / ホワイエ有り

など機材や設備が整っており、学会会場として十分なスペックを満たしています。

運営メンバーに大学所有施設を予約可能な人がいないか、一度確認すると良いかと思います。

学会のおすすめ会場【横浜エリア】

横浜の街並み

パシフィコ横浜

〈ポイント〉

・目的 / 用途に応じた複数の会場
・遠方からもアクセスしやすい
・学会の開催実績多数あり

パシフィコ横浜は横浜で学術大会を開催する際に多く利用されています。過去には日本癌学会、日本リウマチ学会、日本薬局学会、日本環境感染学会などの開催実績が有り、学術大会の開催に対応した設備も多く揃っています。

敷地内には複数の会議スペースを有しているため、講演や口頭発表なら会議センター、ポスター発表なら展示会用のホールと目的に応じた施設を利用できる点も魅力です。

みなとみらい駅から徒歩５分の距離にあり、新幹線の停車する横浜駅からはバスで17分、羽田空港からは直通バスで40分と非常にアクセスしやすい会場となっています。

〈アクセス〉

みなとみらい線みなとみらい駅より: 徒歩５分
東京駅より:「JR東海道線」または「JR横須賀線」横浜駅下車、「みなとみらい線」よりみなとみらい駅下車（約35分）
羽田空港より: パシフィコ横浜直通リムジンバス（約40分）
成田空港より: パシフィコ横浜直通リムジンバス（約110分）

URL：https://www.pacifico.co.jp/visitor/floorguide/tabid/202/Default.aspx

横浜商工会議所横浜シンポジア

(公財)横浜観光コンベンション・ビューローHPより

〈ポイント〉

・小〜中規模学会にオススメ
・観光スポットに近接
・国際会議にも対応可能

横浜シンポジアは小〜中規模学会向けの会場です。会議場の最大収容人数は約240名ほどと他の会場と比べると小さめですが、同フロアに会議室が複数用意されておりポスターセッションや研修、資格取得の試験等も実施可能です。
貸し会議室は、少人数ずつ分かれてセッションしたい場合にも使えるため便利です。

加えて国際会議にも4カ国語対応の同時通訳システムをはじめ、プロジェクターや大型スクリーンなど、音響・映像機材や設備も充実しています。

横浜中華街から近いため観光もしやすく、大会参加者の満足度向上も見込めます。

〈アクセス〉

みなとみらい線日本大通り駅より: ３番出口より徒歩５分
東京駅より「JR東海道線」または「JR横須賀線」横浜駅下車、「みなとみらい線」より日本大通り駅下車（約35分）
羽田空港よりリムジンバスにて大さん橋入口下車（約30分）
成田空港より「成田エクスプレス」にて横浜駅下車、「みなとみらい線」より日本大通り駅下車（約120分）

URL：https://www.yokohama-cci.or.jp/symposia/9f/