学会業務の外部委託、どうしたらいいの？

学会運営のお悩み

学会を運営していると、色々な課題が発生します。会員名簿のメンテナンスをしたり、大会の参加登録・演題登録を管理したり、最近ではオンライン大会の開催に当たって各種の設定や手配も必要になっています。このような事務局の業務は学会を運営していく上で必須の業務ではありますが、これら全てをまかなうとなると膨大な時間と労力を消耗してしまいます。

学会事務局の人手不足で手が回らないという方はもちろん、「細かい作業に割くリソースをもっと他の業務に使いたい」という方もいらっしゃるでしょう。そういった悩みはどのように解決すれば良いのでしょうか。

外部委託の問題点

そんな時に浮かぶのは、業務の外部委託という選択肢ではないでしょうか。

しかし、学会の事務局業務や大会運営業務を外部に委託するとなると、包括的に一括で業務を委託するのが一般的になってしまっています。このような委託形態は、「業務を全て委託するのは予算的に難しい」「この部分の業務は外部に委託せず自分たちで行いたい」「これくらいの業務のためにわざわざ見積もりを頼むのは面倒」という方には合わないと言えます。

急遽大会のサポート人員が必要になった際なども、見積もりを出して業者を比較していては間に合いません。また、委託業者から提示された価格ではなくて、予算内の限られた金額分だけ業務を委託したいという方もいらっしゃるといることでしょう。

一般的な外部業務委託では多くの学会、特に小規模学会のお悩みには添えないのが現実です。また、個人情報の取り扱いなどの不安もあるでしょう。

それではどのような方法を採るのがベストなのでしょうか。

金額オファー型という選択肢

一般的な包括した業務委託に対して、金額オファー型という業務委託形態があります。

こういったサービスの特徴は、「部分的」かつ「一時的」にサポート依頼が可能なところです。

例えば、SOUBUN.COMの金額オファー型オンライン委託・外注サービス「GAKKAI WORKS」では、見積もり無しで発注金を指定して、オンラインで簡単に業務委託を行うことができます。

「オンライン学術大会の会場係が急遽人員不足になったので、1日だけ1名サポートがほしい」「会員名簿のメンテナンスを3万円程度で一時的に、信頼できる業者に依頼したい」というような、一時的かつ部分的な悩みのために複数の業者に見積もりを依頼して比較して……といった対応をすることになると、結果的には自分達で業務を行うよりもコストも労力もかかってしまいます。GAKKAI WORKSなら、最低金額5,000円分の業務から金額を指定してオンラインで簡単に業務を依頼することができます。金額を指定するのが難しい場合は、業務内容に応じて弊社で金額を提示することも可能です。

また、別の会社に委託している業務のフォローも依頼が可能です。昨今は学会・研究会の業務の範囲も広がり、1社だけでは業務を完結できない事も多いのが現状ですが、GAKKAI WORKSではそのように他社の委託の網から溢れてしまった業務のフォローも行っています。

個人情報の取り扱いに関しても、SOUBUN.COMは個人情報保護の認定資格を有しており、機密情報の取り扱いについて社内で厳格な取り扱い規定を設けています。また、日常業務において、各種発行前論文の取り扱い（学会誌編集業務）や会員情報を含む学会事務局運営（学会事務代行）を「学協会専業」で行っているので、これらの取り扱いについては80年以上の実績があります。

依頼事例と依頼方法

GAKKAI WORKSの委託事例は

・会員名簿のメンテナンス業務
・学会誌のバックナンバースキャンと電子論文化
・オンライン総会の各種手配
・英語対応可能な大会サポート人員手配
・ホームページ更新作業
・査読対応サポート
・大会参加登録・演題登録

など事務から大会と多岐にわたります。事務局サポートをはじめとした、学会にまつわるあらゆる業務を行っているSOUBUN.COMだからこそ、どんなに細かくニッチなお悩みでも依頼することができます。

依頼方法も３ステップで至って簡単です。

1.依頼フォームから依頼内容を登録

2.希望の金額を入力（SOUBUN.COM側から金額を提案してもらうことも可能）

3.依頼内容の希望納期を記載

以上のたった3ステップで依頼完了となります。

最短60秒で依頼が完了し、あとは回答を待つだけです。
最短で即日回答が可能です。

まとめ

今回は金額オファー型のオンライン委託・外注サービスGAKKAI WORKSをご紹介しました。事務局での部分的な業務やスポットのご依頼をしやすいように、こちらのサービスをご用意しておりますので、少額からまずはお気軽にご相談いただければと思います。

SOUBUN.COMでは、学術大会のサポートも幅広く対応しています。学会運営・大会開催にあたり、誰かに話をしてみたい・相談にのってほしい、そのような時にはぜひお気軽にSOUBUN.COMまでご連絡ください。