イベント管理も可能な学会会員・入金管理システム

学会の会員・入金管理システム導入のメリット

今回ご紹介する会員管理システムは会員情報や会費管理のみならず、イベント情報も一元管理できるプラットフォームです。

システムを導入することで、会員マイページと学会事務局側である管理画面を通じて連携・操作が可能になり、会員管理業務の大幅な効率化が可能となります。
データベースは情報セキュリティ対策を施した上でクラウド上に保存され、認証された個人はどの場所からでもアクセスできます。
また、システムの操作が不安な方へは、導入初期のサポートサービスもございます。

特に挙げられる会員・会計管理システム導入のメリットについて3つ、ご紹介します。

学会事務局の負担減少

会員・会費の管理として、会員ごとに情報を管理している名簿などのファイルに入金情報やイベント参加履歴などを、項目ごとに入力する必要があります。もちろんバンクチェック等もそれらに含まれます。
多くの場合、それらの業務は主に学会事務局員によって手作業で行われているかと思います。

しかし、本システムを導入することで支払われた会費やイベントの参加費のデータをもとに自動で付け合わせの作業が行えるため、負担の減少、そして作業の効率化が進みます。

また様々な条件から会員検索を行う事が可能です。例えば、「イベントの参加費が未払いの人」という条件でも、複数の会員からすぐに対象を検索しデータを抽出することができます。

また、作業のほとんどがweb上で完結するためヒューマンエラーを少なくできる点も安心です。

セキュリティの向上

データベースはセキュリティで保護されいるため、情報漏洩の心配もなく、ユーザーの個人情報の保護も万全ですので、安心して利用ができます。
ご要望に応じて、より強固なセキュリティシステムの提供も可能です。

リアルタイムな情報の可視化

管理ツールを運用することで会費の支払い状況や新規入会希望者の情報など、様々な情報をリアルタイムで確認する事が可能です。
リアルタイムな分情報が正確なため、学術大会当日の受付表や会計担当の方に入金の状況をスムーズに伝えることができます。

会員マイページ機能について

会員・会計管理システムを導入する事で、学会会員一人ひとりに「会員マイページ」機能が作成されます。

この「会員マイページ」では、IDとパスワードでログインすれば会員様自身で様々な手続きが可能なため、わざわざ事務局に問い合わせをせずに運用することが可能になります。
では具体的にどのような手続きが可能なのか、今回ご紹介します。

登録情報の変更

住所やメールアドレスの変更は、これまで事務局にメールや電話で問い合わせる必要がありましたが、会員・会計管理システムを導入する事でご自身で会員マイページ上で変更したい内容を更新することができます。

また、変更された情報を事務局が手作業で入力せずとも自動的に反映されるため、学会会員と学会事務局員の両者とも無駄を省く事ができます。
入会・退会の申請もweb上から行うことも可能です。

会費の支払い

会費の支払いもマイページから24時間365日行う事ができます。また支払い方法もクレジットカードだけでなくコンビニ支払いやペイジー・口座引き落としなどから可能なため、手軽に支払う事が出来ます。
これまでのように、振込票を各会員に送付する必要もなくなり、郵送などの費用が抑えられます。

手軽な分支払い率が上がるだけではなく、マイページ上で支払ったかどうかの確認や領収書の発行・ダウンロードも可能なため、支払い忘れや領収書の紛失などのトラブルなども起こらず安心です。

イベントへの申し込み・参加費の支払い

無料イベントだけでなく、有料イベントへの申し込み・参加費の支払いも、会費の支払いと同様にマイページで完了できます。
イベント一覧ページから該当イベントを選択し、詳細を事前に確認後、マイページから参加申し込みができます。参加者自身は参加申し込みしたか、出欠の確認や支払い状況を確認する事が出来ます。

掲示板機能

会員・会計管理システムを導入することで、掲示板機能が利用いただけます。

掲示板では、議事録や会費についての案内など会員のみに共有したい情報を告知する事が出来ます。また掲示板についてはマイページのトップに掲示がされるため、見逃しの防止にも寄与します。

ユーザーへのアンケートなども掲示板から送信可能です。

モバイル対応

会員ページはスマートフォンやタブレットをご利用の方でも見やすいように、モバイル対応しています。

学会事務局用管理画面

会員の方だけでなく、管理者側にとっても非常に便利な機能が充実していることが、本会員・会計管理システムの強みです。
豊富な機能について、具体的にご紹介いたします。

会員管理機能

管理システムの活用により、以下の機能がご利用いただけます。

1.検索機能：会員種別や会員状況等の様々な条件で検索します。（例：イベント参加費未払の人は？など）

2.情報変更機能：会員情報、イベントの申し込み情報、支払情報を変更・更新します。

3.請求情報作成機能：1の検索で抽出した対象者に対して、請求日、請求期限等の請求情報を作成し、請求処理を行います。

4.一括メール送信機能：1の検索で抽出した対象者に対して、一括でメールを配信します。（予約配信も可能です）
また、オンラインイベント申込者へはZoom等の参加用URLの自動送付もできます。

請求管理機能

1.請求情報管理：期間を設定し、請求情報と決済状況の閲覧が可能です。

2.入金情報管理：月毎の会員様からの入金情報が確認可能です。

マイページ管理機能

お知らせ管理の機能で、マイページへの通知内容の編集が可能です。タイトルや本文、掲示期間の設定だけでなく表示する画像などの設定も可能です。
また、お知らせをクリックすると詳細が表示され、設定したファイルなどのダウンロードもできます。

オプション機能追加やカスタマイズも可能

学会でのニーズに応じて、基本機能にオプション機能を加えることも可能です。（別途費用が発生します）
特定の機能が必要な場合は、目的に応じて機能のカスタマイズや開発も承っております。「他の会員管理システムの型では対応できなかった」など、実現が難しいのではとお悩みの場合も、ぜひ一度ご相談ください。

発送業務・業務代行等その他サポート

学会事務局業務代行

会員・会計管理システムに精通した担当が会員からの問い合わせにつきましても対応致します。
システムで一括管理された会員情報や会費納入状況を利用し、会員への連絡や会費の督促につきましても行います。
また、トラブルなどの問題発生時や、会員からのシステム操作に関するお問い合わせにもご対応・回答しております。
弊社では個人情報保護体制の認定（JPPS）を取得しておりますので、情報の取り扱いに関しても安心してお任せいただけます。