学会事務局委託住所貸出し（バーチャル事務局）サービス

住所貸し出し（バーチャル事務局）とは

バーチャル事務局とは、事務上の住所を外部に置くサービスのことです。
企業版のバーチャルオフィスサービスでは事業を起こしたばかりで事務所のない場合や、自宅を事務所として登録したくない個人事業主が利用する傾向にあります。
また、住所の貸し出しだけではなく、事務局代行として郵便物や電話・FAXの対応も行うことが一般的です。

学会がバーチャル事務局を使うメリット

学会が事務局住所を借りる理由

事務局の住所を、学会責任者や事務担当者の所属する大学で登録している学会もあります。
しかし、学会にはその大学に所属していない会員も在籍しています。会員宛に来た荷物を郵送する手間もがかかります。
また、大学側が学外の人間の会員情報を管理したくないため、許可を出さない事例も少なくありません。

賃貸で事務局用の部屋を借りている学会もありますが、固定費がかかるため、規模の大きい学会以外は現実的ではありません。

そこで、事務局代行を業務委託することでコストを減らそうと考える学会も多いようです。

バーチャル事務局のメリット

外部の業者に事務局を委託することで、学会にかかる負担を軽減することができます。
住所を大学外部に置くことで大学内に事務局を置く際に発生する問題を回避し、会員宛の郵便物も事務局側から転送いたします。

また、電話対応や会員名簿の管理も業務委託することが可能です。
事務局担当者は今まで学会関連の作業に使っていた時間を削減し、本来の業務である研究や論文執筆に専念することができます。

学会向けバーチャル事務局サービス概要

住所貸し出し

学会事務局の住所をSOUBUN.COMがお貸しいたします。学会の住所として弊社の住所が表記されるようになります。

関係者から送付される郵便物も弊社の事務所宛に郵送されます。

また、ご要望がございましたら、学会様宛のお電話もSOUBUN.COMにて対応いたします。

郵便物受け取り代行

学会向けの荷物・ダイレクトメールを代わりにお受け取りいたします。

ダイレクトメールは事務局で必要なものと優先度が低いものを振り分け、学会事務担当様へお渡しいたします。郵送される荷物も事務所でお受け取りしたのち、会員の方宛にお送りいたします。

電話対応代行

学会へのお電話を代わりに対応し、要件とお電話番号を控えた上で担当の方にお知らせいたします。

事務局担当の方は急なお電話に対応する必要がなくなり、空いた時間に折り返し架電して対応することができます。

会員、会費管理代行

学会の会員管理、会費管理もお引き受けいたします。会員情報の登録や変更、会員名簿の作成、個人情報の取り扱い、会費の収集や請求、弊社が責任を持って管理いたします。

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メール送信代行

会員に向けたメールの一括送信を代行いたします。
アンケート調査やイベント開催の告知連絡など、煩雑な連絡業務をお引き受けいたします。
会員からのお問い合わせや連絡なども、窓口を作成し対応が可能です。

その他、ご提案に合わせて幅広いサービスを提供いたします。

学会事務局の住所貸し出しならSOUBUN.COM

SOUBUN.COMは、学会を支援してきた80年の歴史があります。
現在は学会事務局代行・学術誌発行サポート・学術大会支援・学会ホームページ制作など各種サービスにより研究者をサポートしています。
学会の住所貸し出し・バーチャルオフィスサービスも行っており、お客様のご要望に合わせたプランをご用意いたします。
ぜひ前向きにご検討ください。

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