国際会議におけるシステムの役割

海外からの参加者への対応

国際会議には、海外の研究者が多く参加します。そのため、英語への対応が求められます。

システム内で表示される言語はもちろん、領収書や参加証明書も英語で発行する必要があります。システムをチェックする際は、英語がどこまで適応されるか確認しましょう。

大会の開催形式に合わせたシステム

現地開催を前提とした参加登録システムや、オンライン開催の機能に特化したシステムなど様々なものがあります。

大会で使用するシステムを選ぶ際には、学会の開催形式に適しているかを評価することが重要です。国際的に開催されるような大規模な学会は、現地とオンラインの両方で開催するハイブリッド形式をとる場合もあるので、どんな開催形式にも対応できるシステムを使うことが理想的です。

システムの選び方

国際会議システムを選択する際に重要となる点は

(1)学術大会の開催に必要な機能が揃っているか

(2)基本料金と機能のバランス

(3)管理者・大会参加者の両方にとって使いやすいか

という3点になるでしょう。

 (1)学術大会の開催に必要な機能が揃っているか

今回は国際的な学会の開催に必要な機能に焦点を当てます。

・英語や他言語対応 
国際的な学会ですと、海外からの参加者も多くなります。大会開催側の負担を減らすためにもシステムの英語対応は不可欠な機能となるでしょう。

・会場受付
特にリアル会場では多くの方が受付をするので、簡単な操作で素早く受付できるかが大切な考慮点となります。また、受付に割ける人員にも限度があるため、なるべく少人数でも対応できる方が良いでしょう。参加者にはQRコード付きの名札や参加証を事前に出力してもらい、会場の受付ではQRコードを読み取るだけにするなど、主催者側の負担も減らせます。 

・参加登録
事前の参加登録だけでなく、当日の参加登録もできるようなシステムを選ぶことをおすすめします。

・演題登録
多くのシステムはプログラムの編成を査読するシステムが備わっています。さらに演題の検索機能や督促メールのテンプレートがついているシステムを選ぶと、大会開催側の手間を大幅に削減できるでしょう。

・（必要な場合）ハイブリッド開催対応
大規模な大会の場合、現地会場とオンライン会場を兼ね揃えたハイブリッド形式になることもあります。大会形式がハイブリッドの場合は、システムも対応しているかを確認しましょう。 

・決済機能
クレジットカード決済、コンビ二決済、銀行振込などのオンライン決済に対応しています。国際会議では世界中で使用できるクレジットカードでの決済が主流です。

(2)基本料金と機能のバランス

多くの大会システムは、基本料金とオプション料金（カスタマイズ料金）で構成されています。基本料金で、上記(1)で掲げたような機能が十分に使えるかはよく確認しましょう。確認が不十分だと、料金は安いが必要な機能は備わっていなかったので、必要なことは結局アナログな作業になってしまった、という事態に繋がりかねません。

その他の金額的要素については以下のような点を考慮し、必要な機能や利便性とのバランスを検討しながら選ぶとよいでしょう。

・決済手数料
クレジットカードを利用して参加費の支払いをできるようにすると、決済手数料が発生するシステムがほとんどです。一般に、決済手数料は3-5%ほどです。つまり、大会参加料金がそのまま手元に残るわけではないということになります。この点も忘れてはいけない重要なポイントです。

・基本の費用
システムで必要な費用は、システム利用者の数で決まる場合が多いです。

・オプション費用
特別な機能を必要とする場合、システムによっては追加の相談もできますが、オプション料金がかかります。どのような機能を追加するかにより、金額も変化します。

(3)管理者・大会参加者の両方にとって使いやすいか

・直感的な操作
多国籍な参加者が集まる国際学会。直感的な操作ができないシステムだと、参加者から操作についての多数の問合せが発生し、事務局や大会委員会に負担がかかってしまいます。デモ利用ができるシステムについては、試しに触ってみて使いやすいかどうかを実際にチェックするのがおすすめです。

・キャッシュレス決済
国際学会ですと、参加者は決済方法にクレジットカード決済を選ぶことが多いため、クレジットカード決済機能を搭載したシステムが多くなっています。

・1つのシステムで完結
大会の情報を集約し、参加者や管理者の混乱を防ぐためにも参加登録・当日受付・決済・プログラム閲覧などは1つのシステムでできるのが理想的です。予算とのバランスを取りつつ、完結性も考慮のポイントに入れましょう。

これらの最も重要な3点以外にも、サポートの丁寧さや国際学会での導入実績など必要要素は大会により様々です。 今回の大会でどのような点を重要視したいかを考慮しながらシステムを選びましょう。

国際会議向け参加登録・演題登録システム

SOUBUN.COMでは、参加登録と演題登録を一元管理できるシステムをご提案いたします。

参加登録・演題登録機能

主な機能は以下の通りです。

・アカウント登録
・Web参加証
・参加者の申込状況、決済状況のデータ表示
・演題投稿の途中保存
・査読への対応
・QRコードでの受付システム
・プログラム編成
・日程表
・HP機能

特に事務局へ負担がかかる学会への参加申し込みや発表演題の申請も、システム内で完結いたします。 主催者は申込や振込の状況を管理画面からリアルタイムで確認することが可能です。 

演題登録について、参加者自身で登録・（期間内での）修正をすることができます。また、演題の申請・管理はもちろん、査読もシステムで行うことができます。査読者の割り当てやコメントの入力がシステム内で行われ、管理者ページからは査読の進捗を確認できます。 

英語対応

海外の参加者向けに英語表記に変更することが可能です。表示する言語は、参加者自ら選択することができます。

システム上の言語だけでなく、参加証や領収書、主催者からのメールも英語表記を選択できます。

参加登録や演題登録といった各種フォームの言語も変更可能なため、参加の申し込みや各種申請の際に発生するトラブルの減少に繋がります。

オンライン決済・クレジットカード決済

参加費の決済はクレジットカード決済に対応しております。海外からの参加者も参加費をインターネット上で支払うことが可能です。

また、領収書、参加証明書も参加者がオンラインでダウンロードすることが可能です。事務局が1件1件発行する手間を省略できます。もちろん日本語だけでなく英語でのダウンロードにも対応しております。 

様々な形式の学術大会に対応

大会の開催形式を問わず利用できます。WEBからの参加者はZoomやWebexのリンクから発表を視聴することが可能です。

また、オンデマンド配信にも対応しております。会場やZoom上で行われたセッションやプログラムを録画し、システムで公開することも可能です。動画の配信にはViemoを使用します。

システムの導入・運用・管理

システムの導入支援

SOUBUN.COMでは、学会の目的に合わせたシステムの初期設定、導入サポートをいたします。システムのインストールだけでなく、運用まで見据えたシステムの提案をいたします。

また、費用を抑えたシステム運用のご相談も承ります。多数の学術大会をサポートしてきた経験から、学会の規模と開催形式に応じた効率的な運用の方法をご提案いたします。

システム導入の支援については、こちらのサービスもご案内しております。

＜学会向け受付システム導入支援｜参加登録・決済の自動化を実現＞

システムの運用・管理

システムの運用・管理のサポートも可能です。SOUBUN.COMが一部の業務をサポートいたします。大会の主催者が学会の運営に集中することができるよう、SOUBUN.COMのサービス一例をご紹介します。

・参加申し込みの管理
・参加費の管理、催促
・演題の管理
・参加者からの問い合わせ対応（電話・メール）
・システムの更新、変更
・参加者へのメール送信の代行
・参加後アンケートの作成、送付、集計

大会運営サポート

システム提供の他に、大会の準備サポート、当日サポートもございます。経験豊富なスタッフにより、国際会議の成功の実現に向け各種サービスをご用意しております。

【大会の準備サポート】

・大会HPの制作
・マニュアル制作（参加者、座長、担当スタッフ向け）
・配信機材の手配、設置
・Zoom等の配信ツールの契約代行、事前の設定
・リハーサルの実施
・抄録集、プログラム集の編集、印刷
・事務局業務の代行

【大会の当日サポート】
・会場の設営、撤収作業
・当日スタッフ、ディレクターの手配
・配信やPC操作の技術サポート
・Zoom等の配信ツールの運用
・カメラスタッフ、音響スタッフの派遣

システムの提供に合わせて運営のサポートも行うことで、学会の主催者にかかる負担を軽減いたします。

ご紹介した業務以外もサポート可能ですので、お気軽にお声がけください。

料金プラン例

ご利用料金は大会に必要な機能に応じて異なります。

以下の表は、費用の目安としてご確認ください。

お問い合わせ・ご依頼はこちら

SOUBUN.COMは、学会サポート企業として80年以上の実績と経験があります。学会のイベントサポート事業として、学術集会やシンポジウム、セミナーや講演、研究会や委員会、理事会などを国内・国外問わずご支援しております。

国際会議のシステム提供、大会のサポートについてお困りごとのある方は、お気軽にお問合せください。ご質問やお見積もりなどにもご対応いたします。