学会誌をPDF化することのメリット

年１回程度の発刊の学会誌でも、発刊数が増えるごとに収納・陳列スペースも増やさなくてはなりません。膨大な量の学会誌や古い学術誌・論文を、使用したい時にすぐ使用できるようにするためには、PDF化がおすすめです。ここでは、学会誌をPDF化することの主なメリットを３つご紹介します。

スペース・コストを削減できる

最も大きなメリットは学会誌を置くスペースを削減できることです。薄めの学会誌であれば、１冊あたり50～100MBほどの容量で保存することができるため、CD-ROMに収納する場合でも大幅なスペース減が期待できます。
また、ペーパーレスとなるため、保管費や輸送費も大幅削減できます。

検索も簡単になる

冊子のままだと、欲しい情報が記載されている学会誌を探すのに手間がかかります。しかし、PDF化しデータベースに上げておけば、目次やタイトルなどの論文に関するキーワードを入力することで、簡単に検索することができます。

論文をオンライン上で公開できる

昨今、論文の電子化が進められ、Scopus、Web of Scienceなどオンラインで学術論文公開するデータベースも増えてきました。電子化には、まずPDF化が第一段階となります。査読に関しては、電子上でやりとりするため、輸送コストや時間を大幅に削減できます。最終的に投稿できるようになった論文は、電子ジャーナルとして国際的なデータベースに掲載することで、期間や場所に制約なく即時にアクセスできるようになり、世界中の研究者の目に触れる機会も格段に増えます。

「SOUBUN.COM」の冊子スキャン（PDF化）サービス

学会誌をPDF化することによるメリットは理解できるものの、実際に膨大な量の学会誌を自分たちでPDF化するには腰が重いと感じる方が多いことでしょう。
そのような方向けに、SOUBUN.COMでは冊子スキャン（PDF化）サービスを展開しています。冊子スキャン（PDF化）サービスの内容は、以下のとおりです。

・スキャニング
・写真編集
・OCR全文読み込み・埋め込み
・データベース制作
・Excelリスト化・ファイル分割・リンク制作
・サムネール制作
・整理作業/復元・画像修正作業
・本の修理

学会誌面のスキャニングはもちろんのこと、写真編集や整理作業など、スキャンに関わる業務をまとめて承っております。

また、予算感について、例えば生物学系学会様の実績では、全14巻・170論文の冊子スキャンで120,000円と、１論文あたり数百円程度です。「なるべくスキャンにかかる人件費を抑えたい」、というお悩みをお持ちの方にお役に立てる内容を取り揃えております。

SOUBUN.COMではJ-STAGE用のXMLデータ作成も可能

SOUBUN.COMでは、PDFデータを元にした、J-STAGE用のXMLデータの作成にも対応しています。
全文XML・書誌XMLいずれも可能です。
また、掲載から公開までの作業も一括で承っているため、スピーディーに処理を行うことができます。

なお、全ての掲載用データは、弊社独自のチェックリストを用いて社内で二重の確認が行われ、その後J-STAGE上でテスト公開されます。テスト公開の段階でお客様にもご確認頂けるため、不安な点や気になる箇所があった際の対応も、速やかに行うことが可能です。

J-STAGEに掲載すればこんなメリットが

では、J-STAGEに掲載することによって、どのようなメリットを得られるのでしょうか。
J-STAGEに掲載することで、国外にも広く論文を公開できるほか、学会員のみ閲覧ができるように権限を付与することもできます。

また、学会誌のバックナンバーを保管しておくことで、「電子版で読んだけれど、あとから印刷した論文もほしくなった」というような要望にも応えやすくなります。
なお、全ての閲覧者は、最新論文や既存の論文をブラウザで検索することができるとともに、引用文献リンク機能を活用することで、その論文が引用している文献を読むこともできます。
研究者の方にとっては、文字だけではなく、動画や音声などの資料データも発表することができる点もメリットの一つといえます。

論文管理する事務局担当者であれば、J-STAGEの投稿審査システムを利用することで、論文を電子上で受け付け、それらに査読担当や編集委員を割り当てることができ、論文のやり取りも電子上でスムーズに行えます。
また、各論文の工程をデータベースで管理することができるため、スケジュール管理なども煩雑になりにくいという利点もあります。

学会誌をPDF化することで、大幅な省スペース化が可能になるとともに、検索のしやすさや論文のオンライン公開にも繋がります。論文に携わる全ての方の業務負担軽減のため、ぜひ導入をご検討してみてはいかがでしょうか。