オンライン配信・オンデマンド配信まで一貫サポート
専門スタッフによる高品質なサービスで、
協会のイベント業務を代行いたします
協会のイベント代行サービス
協会イベント運営のお悩み
協会のイベント運営は非常に大切。面白い企画でも予測と準備を十分にして開催しないと、イベントが失敗してしまうことも。
セミナーや研修、交流会などのイベント活動においても、様々な課題が予想されます。
具体的には
「参加者や参加費の管理・決済手段は煩雑」
「オンライン配信やハイブリッド形式のノウハウがない」
「トラブル対応に不安がある」
「企画を考えても広報・集客に苦労する」
などのお悩みはありませんか？
協会のイベント運営は業務委託がお勧め
協会イベント代行事業では、協会のイベント運営を一貫してサポートいたします。
「決済機能を備えた会員管理システムのご提供」
「オンライン・ハイブリッド形式でも多数の委託実績」
「お問合せ窓口も設置し、当日のトラブルにも対応」
「協会のPR活動のサポート」
などなど、協会のお悩みを解決いたします。
実績のある専門のスタッフが担当となり、業務の代行やシステム化をいたします。
イベント代行サービスの内容
イベント準備の業務委託
イベント準備のサポートには、主に以下のものが挙げられます。
・参加者や参加費の管理システム提供
・イベント受付窓口の設置
・進行マニュアルの作成
・イベントＰＲ代行
・アンケートの作成（集計作業を含む）
参加者と参加費をシステム上で一元管理することで、業務の工数を大幅に削減できます。電話やメール、Faxで参加申し込みを受け付けている協会様も、システムをスムーズに導入することができます。
また、希望に応じて申込や参加費の管理作業も代行いたします。セキュリティについて、弊社は日本印刷個人情報保護体制認定制度(JPPS)の認定を取得しており、責任を持って参加者の個人情報を管理します。
イベントＰＲについて、弊社のマーケティングスタッフが協会のイベントＰＲを手配いたします。広報や集客に不安がある方は、ぜひ一度ご相談ください。
アンケートの作成、編集、印刷から集計まで、全ての業務を委託することで、事務局や委員会の負担を軽減することができます。WEBアンケートも紙のアンケートも含め、アンケート業務全般のサポートが可能です。
イベント当日の業務委託
イベント当日のサポートには、主に以下のものが挙げられます。
・会場スタッフの派遣
・会場の設営
・トラブルの対応
・会誌やノベルティグッズの作成
当日は学協会のイベントサポート実績のある専門スタッフがサポートいたします。受付やトラブル対応を実施し、スムーズなイベント運営を実現いたします。
また、SOUBUN.COMでは会誌やノベルティグッズの制作も行っております。必要な際にはご発注ください。
オンライン開催・ハイブリッド開催サポート
新型コロナウイルスの影響で広く普及した、LIVE配信を利用したオンライン開催、現地とオンライン両方に対応したハイブリッド開催のサポート実績も多々あります。
オンライン開催・ハイブリッド開催のイベントサポートには、主に以下のものが挙げられます。
・オンライン会場のご用意
・配信機材の設置およびLIVE配信サポート
・LIVE発表や動画作成のマニュアル制作
オンライン会場のご用意として、ビデオ会議プラットフォームのアカウント作成と貸し出しを実施します。ソフトによっては年間契約が必要な場合もありますが、SOUBUN.COMから提供することにより費用を削減することができます。
また、ハイブリッド開催に必要な各種配信機材等もご用意いたします。必要とあらば、会場にてカメラや音響ミキサーを操作するスタッフもご用意いたします。
メタバースでのイベントサポート
SOUBUN.COMでは、近年流行りの「メタバース」「バーチャル空間」を活用したイベントにも力をいれております。「Gather. town」や「oVice」といったツールを利用し、よりリアルなオンラインイベントの開催をサポートいたします。
メタバースでのイベントやセミナー、講習会開催にご興味のある方は、ぜひご相談ください。
弊社社員が司会を務めた、メタバースに関連するウェビナーも過去に実施しております。
【2022.10.7開催】学会共創2022「メタバース？何それ美味しいの？〜学会Z体験の創り方〜」【学会プロデュース部】
オンデマンド配信サポート
オンデマンド配信サポートには、主に以下のものが挙げられます。
・オンデマンド動画配信サポート
・動画の編集、テロップの作成
・オンデマンド動画のアップロード
近年需要が高まりつつあるオンデマンド配信。イベント欠席者も映像を閲覧できるメリットもある一方、運営側はオンデマンド配信のノウハウがなく苦労することもあります。
SOUBUN.COMではプラットフォームの提供や動画の編集など、オンデマンド配信業務を総合的にサポートいたします。
協会イベント委託実績
ここでは、過去に弊社がサポートした協会イベントの事例をご紹介いたします！
協会からの委託実績①
金属産業に関連する協会より、総会の業務委託。年に一度の総会・理事会を、現地会場からの参加とライブ配信を行うハイブリッド形式での開催です。
提供された代行サービス
・現地の下見
・リハーサル実施
・当日のスタッフ派遣
・ライブ配信用の機材貸し出し
・Web会議ツールの用意と運営サポート
協会の悩み、代行にした理由
総会の参加状況からライブ配信と現地開催を同時に行うハイブリッド開催を決定したものの、事務局の人手は足りず、ハイブリッド開催に関する知識やノウハウもありません。
加えて、参加する企業の一部がZoomの使用を禁止しているため、馴染みのないMicrosoftのTeamsを使用することになりました。自分達だけの運営では進行に不安があり、以前イベントサポートでお世話になったSOUBUN.COMに依頼を出しました。
イベント代行による効果
初めて使用するTeamsの運用方法を丁寧に説明してくださり、使い方に不安はありませんでした。また、限られた協会予算内で、ハイブリッド開催を実現できたことにも感謝しております。
当日もトラブルなく総会が進行し、参加者の満足度も非常に高かったと思います。
協会のコメント
初めてのハイブリッド形式のイベントを無事開催できたため、非常に安心しました。
再度ハイブリッド形式で実施するときは、ぜひSOUBUNさんにお願いしたいと思います。
協会からの委託実績②
学術・技術系協会の年次大会サポート
提供された代行サービス
・大会ＨＰ作成
・リハーサル実施
・発表のポスターPDFと発表動画の収集
・タイムキーピング
・zoomの用意と運営サポート
・オンデマンド動画の編集・配信
代行を依頼した理由
部内で事務局をしている会合のサポートをお願いしていたことや、関連のある学会等でサポートをお願いしていることを聞いていたため。信頼できると判断し、お願いしました。
イベント代行による効果
オンデマンド配信の動画や要旨等の受領方法など、事務局だけでは対応が難しい場合でも解決策をご提案していただき、実施することができました。
協会のコメント
昨年と同じ担当の方にご対応いただいたため、実施方法などについて再度説明する必要もなく大変助かりました。
今年新しく追加した内容についても、適切な対応をしていただき感謝しております。
協会イベントサポートの料金事例
ここでは、イベントサポートの料金事例をお伝えいたします。
＜ケースA＞
ケースAは金属系の産業研究を行う協会です。該当の金属物質の産業発展を目的に、需要調査や産業全体の動向を共有しています。
本案件ではハイブリッド形式で開催された年次総会・理事会のサポートをいたしました。
＜ケースB＞
ケースBは学術系の協会です。業界に関わる企業の連携と研究・技術の発展を目的に活動しています。
本案件ではオンライン形式で開催された講演大会のサポートを担当いたしました。
協会の規模やサポートの内容によって金額は異なります。ご興味のある方は、お気軽にお見積もりをご希望ください。
協会イベント代行のお問い合せ
SOUBUN.COMには、学協会のサポート事業会社として80年の歴史があります。これまでも、全国の1,000を超える団体・組織とお取引いただきました。
協会の事務局委託についてもご要望・ご提案に合わせてワンストップでサポートいたします。イベントサポートの他にも、会員管理や会計代行も承ります。
学会業務のアウトソーシングはSOUBUN.COMが全面的にサポートいたします。日本全国どこからでもご依頼いただけます。資料請求やお見積もりなど、どうぞお気軽にご連絡ください。
