ハイブリッド開催におけるメリットと注意点
ハイブリット開催とは、会場に集まり対面で講演や発表を行いつつ、その様子をオンライン上でもライブ配信する方式を指します。
会場で活発な交流ができる現地参加・アクセスを気にせず気軽に出席できるオンライン参加、両方から参加方法を選択できるため、多くのイベントや会議、セミナーで採用されるパターンです。
一方で、webでのライブ配信と会場でのリアル開催を同時に行うことから配信機材の使用、通信環境の整備、会場とライブ配信の音響調整など設営は簡単ではなく、大会運営側への負担は大きくなります。
また、ハイブリッド形式ではライブ配信中の音響トラブルも少なくありません。もしトラブルが発生してしまうと、参加者が集中して視聴できない、質疑応答がスムーズに進まないなどの問題が発生します。
運営の負担も大きいハイブリッド形式を成功させるには、適切な機材を用意した上で、可能であれば専門業者のサポートを検討することをおすすめします。
当日の進行サポートやトラブルの対策を外部に委託することで、学会は大会の企画や内容の充実に集中することが可能です。
学会・協会向けハイブリッド配信機材レンタルサービス
学会・協会の要望に沿った機材をご用意
学術大会やセミナーごとに会場の規模や参加人数、会場・オンラインでの交流をどの程度担保するかなど様々なケースがあり、必要な機材はそれぞれ違います。SOUBUN.COMでは多数の学会のハイブリッド開催をサポートしてきた実績から、お客様のご希望をお聞きし最適な機材をご用意します。
貸出した配信機材の事前確認
必要な配信用の機材やケーブルは会場の大きさ・基本設備によって違いがあります。そのため、前もってスタッフが会場を確認し必要な機材を選定します。
また、当日のカメラ・音響トラブルを避けるため、事前に問題なく配置・接続・配信できるかテストや確認を実施します。
専門スタッフによる当日サポート
音響設備の調整、ビデオカメラの映像の切り替えなど、スムーズな配信に必要な作業を経験のある専門スタッフが担当し、オペレーションを管理。当日の流れをサポートいたします。
配信マニュアル作成も対応
「当日のサポートは必要ないが、配信機材の操作方法やトラブルの対処法は知りたい」といった方に向けて、ご説明や配信マニュアルの作成も承っております。
学術大会やセミナーのハイブリッド開催をサポートしてきた実績から、トラブルを想定・対処し当日のスムーズな運用を実現するマニュアルを制作いたします。
ハイブリッド開催向けレンタル機材
必要な配信機材は予算や配信方法によって大きく異なります。
ここでは、配信方法に関わらず必要な機材を解説します。
カメラとビデオキャプチャー
配信用のカメラと、映像をパソコンに取り込むビデオキャプチャーが必要になります。複数のカメラの映像を切替えて配信する場合は、ビデオスイッチャーも必要になります。
また、発表スライドをパソコンに取り込むHDMI分配器も、オンラインの参加者が資料を視聴するためには不可欠と言えるでしょう。
配信用PC
配信用PCで映像・音声をパソコンに取り込み、Youtube LiveやZoomウェビナーなど通じオンライン参加の人に向けて共有します。
映像と音声を取り込むためには処理能力の高いPCが必要であり、配信のためにソフトや設定を準備しなければなりません。また、私物のPCでは配信に必要な処理能力が足りない可能性もあります。予算が許すのであれば、PCをレンタルすることをおすすめいたします。
音響機材（ミキサー、オーディオインターフェース）
会場にサウンドを流すために使用します。
会場での登壇者や座長、質問者の音声に加え、オンライン参加者の発表や質問をスピーカーから会場に流す等、マイクの入力・出力切り替えを行うスタッフが必要となるでしょう。
また、発表者の声量に合わせて音量を調整すると、ハウリングの防止やより聞き取りやすく快適な配信となります。
会場の環境に応じた機材
会場の会議室やホールがハイブリッド配信が可能な環境であるかの確認も大切です。
まずは、会場で必要なプロジェクターやスクリーンの画面、マイクなどの動作確認をしっかりと行いましょう。
次に、ライブ配信に必要なインターネット回線が安定しているか、配信用のケーブルは揃っているかにも注意が必要です。
もし機材に不足がある場合、インターネットの有線ケーブルやプロジェクターを持ち込む必要があります。
機材レンタルの費用事例
主催：経済系学会学術集会 開催期間：1日 現地参加者数：約350名 オンライン参加者数：約350名 の場合
配信用機材一式 約545,000円
・PCレンタル
・大型会場向け中継用ビデオカメラ
・演者&座長席用卓上モニター
・デジタルマトリクススイッチャー
・スイッチャー用プレビューモニター
・会場プロジェクター・各モニターへの映像信号伝送ケーブル・伝送器・分配器一式
・有線ハンドマイク(最大でシンポジスト4名＋座長2名の計6本)
・ワイヤレスマイクシステム
・16chデジタルオーディオミキサー
ハイブリッド配信で必要な機材（1会場あたり）が揃った内容の一例です。
会場により必要な機材は異なり、また、テクニカルスタッフが必要な場合は別途費用が必要となります。
ハイブリッド配信機材セッティングサービス
学会の要望に沿った機材をご用意
学術大会ごとに会場の規模や参加人数、会場・オンラインでの交流をどの程度担保するかなど様々なケースがあり、必要な機材はそれぞれ違います。
SOUBUN.COMは多数の学会のハイブリッド配信をサポートしてきた実績から、お客様の要望をお聞きし最適な機材をご用意します。
また、ご予算内に収まるようレンタルする機材の取捨選択もご助言しておりますので、ご安心してご相談ください。
機材の事前確認
必要な配信用の機材やケーブルは会場の大きさ・基本設備によって違いがあります。
そのため、前もってスタッフが実際の会場を確認し必要な機材を選定します。
また、当日のカメラ・音響トラブルを避けるため、事前に問題なく接続・配信できるか確認いたします。
専門スタッフによる当日サポート
機材の操作は専門的な知識を要する場合が多いため、テクニカルスタッフに依頼すると安心です。
音響設備の調整、ビデオカメラの映像の切り替えなど、スムーズな配信に必要な作業を実績のある専門スタッフが担当し、オペレーションを管理。当日の進行をサポートいたします。
また、機材の操作方法のレクチャーやマニュアルの作成も承っております。
ご相談事例
弊社サービスを利用される学会様からのよくあるお悩みをご紹介いたします。
ケース① 複数会場で同時に配信したい
複数の現地会場と並行してハイブリッド配信を行う場合、会場ごとに機材・スタッフを設置・用意する必要があります。
予算が増え運営の負担にもなりますが、オンラインで配信をする会場を絞る、メイン会場以外は機材を必要最小限にするなどの工夫で対応することも可能です。
ケース② 費用を安く抑えたい
予算の都合から費用を抑えたい場合、節約するポイントとして以下のものがあります。
・レンタルPC
処理能力が高く、配信ソフトが入っているPCがあれば自前で用意できます。
ただし他機材との接続や会場での動作など、事前に必ず本番に近い環境でテストすることをおすすめします。
・撮影機材（カメラ、スイッチャー）
オンライン配信する映像が、発表者のスライド・音声だけで良いのであれば、PCのカメラを使用することで、
ビデオカメラやスイッチャーのレンタル費用を削減することができ、１会場あたり数万円の節約が可能です。
その場合、カメラの台数や画質、画角は妥協せねばならず、発表者・質問者の様子を映すことが難しくなります。
・音響機材（オーディオインターフェース、スイッチャー）
オーディオインターフェースはオンライン配信を行う上で、音声の入力と出力やハウリングを防止するのに必要です。
しかし、オンライン参加者の質問をチャット形式にする場合は、オンライン参加者の音声を入出力する必要がなくなるため、レンタル料を削減できます。
・人件費
ハイブリッド配信で最も費用がかかるのは人件費です。会場受付、カメラ・音声の調整スタッフを全て外注にすると、
リハーサルも含め１会場あたり10〜30万円かかります。
アルバイトの学生でも対処可能な作業もあるため、スタッフの人数に関してはご相談ください。
学術大会のハイブリッド開催ならSOUBUN.COM
オンライン配信の機材手配・各種サポートも承っております。
当日安心できる配信サポートや機材のレンタルはもちろん、コメント機能の追加や欠席者に向けたオンデマンド動画配信などもサポートいたします。
お客様のご要望に合わせたプランをご用意することが可能です。
ハイブリッド配信のサポートについて、詳しくは下記もご覧ください。
SOUBUN.COMは、学会サポート専門企業として80年の歴史があります。
学会事務局代行・学術誌印刷サポート・学術大会支援・学会HP制作など、学会運営に関する幅広くサポートしています。
学会運営に関するお困りごとがございましたら、下記のお問い合わせフォーム・お見積もり・資料請求よりお気軽にご相談ください。
