ニーズに合った最適なシステムの導入は、SOUBUN.COMにお任せください 。
学術団体向け会員管理システムでできること
学会運営を効率化するための会員管理システムには、多岐にわたる機能が備わっています。
SOUBUN.COMでは、学会事務局の業務をサポートするため、クラウド型のweb会員管理システムを提供しています。事務作業の効率化、学術イベントシステムとの連携、会員や事務局に便利なサービスを実現します。主な機能の概要を、以下で詳しく説明します。
事務局作業を効率化する機能
会員情報の自動登録
以前は手動で行っていた会員情報の登録作業を、システムを活用することで簡単かつ迅速に実施できるようになります。会員名簿一覧をクラウド上で管理できることにより、事務局作業の効率向上が期待されます。
リアルタイムでの情報処理
会員の入会申し込み状況、最新の会員数、支払い状況などをリアルタイムで処理しています。会員関連情報は随時確認することが可能です。 発生した問題や変更、問い合わせに対して迅速に対応できるほか、緊急時の事態に対処したい場合に有効です。
以上のような充実したオンラインシステムの利用により、 Excelにデータを入力する従来の手動管理と比べて、人的作業が削減され、時間とコストの節約が可能となります。また、ヒューマンエラーの大幅な減少も実現できるでしょう。
会費関連機能
SOUBUN.COMでは、会員管理システムに連携した会費管理機能も提供しています。また、会員名簿を基に年会費の納入依頼や未納者への催促や、新規会員への会費納入の案内などを代行します。また、これらの会費関連情報も随時確認することができます。
支払い方法はオンライン決済機能を搭載し、クレジット決済、コンビニ決済、銀行振込など、多様な決済方法を選択できます。決済システムは会員管理システムと直接連携しているので、従来のようなExcelでの消し込み作業は不要となります。
加えて、徴収金額を会員区分ごとに事前設定することができます。会費の過払いや不足など、支払いに関するミスやそれフォローにかかる手間を大幅に削減します。オンライン決済システムの導入により、支払い手続きが自動化が進み、入力ミスなどの減少や即時性のある決済処理が期待できるでしょう。 更にシステムによってはイベントページ作成機能をもったものもあり、セミナーや学術集会の参加費等もオンライン決済機能を用いて行うことが可能です。
決済手数料は、オンライン決済機能を利用した際に発生します。システムによって変動はしますが、会費の2〜3%が目安となります。この手数料は学会もしくは会員負担で選択できるシステムもございます。
ただし、演題登録やプログラム編成など、大会運営に特化した機能は付随しておりませんので、その場合は別途大会専用のシステムをご提案いたします。
※会員・会費管理システムでは膨大な個人情報を取り扱うため、高度なセキュリティ対策が必要です。SOUBUN.COMではJPPS（日本印刷個人情報保護体制認定制度）の認定を受けた万全のセキュリティ体制を実現していますので、ご安心ください。
目的や予算に応じて柔軟にご対応します
SOUBUN.COMでは、一般社団法人や公益社団法人などの学会・組織のご希望や規模感・ご予算感に合わせたシステム、それに伴ったパッケージプランに必要に応じてオプション等を追加することで、費用を抑えつつ学会事務局運営にフィットするものをご提案しています。必要に応じて、独自システムの開発についてもご相談頂けます。
その上で、業務を包括的に、もしくは部分的なご依頼が可能です。学会様のお困りごとの解決につながる最適なサービスをご提案をさせていただきますので、どうぞお気軽にご相談ください。
会員にとって便利な機能
会員マイページは、個々の会員が自分に関する情報を一元的に管理することができるオンラインプラットフォームです。会員はマイページを通じて様々な情報の確認と更新、学術イベントへの申し込みなどを行うことができます。認証後にアクセス可能なページでは重要なお知らせも確認できるため、事務局への問い合わせをする必要がなくなります。
また、学会事務局はマイページを通じて会員情報の更新や請求の督促などの事務作業を効率的に行うことができ、大幅に負荷を軽減する事が可能です。
マイページの機能概略は以下のとおりです。
会員情報・支払い状況の確認
会員は24時間365日、いつでもマイページから住所や所属情報を確認することができるため、問い合わせる手間がなくなり、事務局も対応に追われなくなります。 また、会費の支払い完了後はマイページ画面に通知が表示されるため、支払い忘れやその不安が解消されるでしょう。
会員情報・支払い方法の更新
会員は自由にマイページから登録情報や会費の支払い方法を更新することができます。 会員情報の変更を学会事務局で集約する必要がなくなり、事務局の負荷やミスが大幅に削減されます。
会員向けお知らせ投稿
マイページを通じて会員に向けたお知らせを届けることができます。大会やセミナー、総会の各種イベント案内の他、ジャーナルの発行、会費納入についてもご活用ください。
特殊なプログラミング操作は不要で、事務局が好きなタイミングで気軽にお知らせを更新できます。マイページのトップに通知やメッセージが掲示されるため、案内の見逃し防止にも寄与します。
請求書・領収書ダウンロード
会費の請求・入金状況をマイページで確認することができます。その場で請求書・領収書のPDFのダウンロードも可能です。 個別会員から都度学会事務局宛に「領収書を発行して欲しい」という依頼を受けていた場合、問い合わせ対応や領収書発行対応、領収書発送に関わる郵送費など、会員管理システムの導入で多くの手間とコストを削減する事ができます。
モバイル対応
会員マイページはスマートフォンやタブレットでも見やすいように、モバイル対応しております。出張の多い会員でも、いつでもどこでもアクセスできます。
事務局にとって便利な機能
会員管理システムは会員の方だけでなく、運用する事務局側にも非常に便利な機能が揃っています。
以下にて本部事務局が使用可能な機能をご紹介致します。
会員管理機能
会員情報の資料作成、申込情報や支払情報、変更履歴などの参照、会員種別や会員状況などの様々な条件での検索が可能です。この会員データベースを活用して、検索結果から抽出した対象者に対し請求日や請求期限等の請求情報を作成し、請求処理を行ったり、一括でメールを送信（送信予約も可能）したり、郵送物を送付したりすることができます。
また、会員情報、申込情報、支払情報、会員状況の更新も行えます。
請求管理機能
入会費や年会費、購読費、大会参加費などの納入状況を管理できるだけでなく、費用の名称や会員種別ごとの料金設定も可能です。さらに、支払い方法を登録、追加、編集することができます。
サイト管理機能
管理者メールアドレスやヘッダーに表示する学会ロゴ画像、フッターに表示するお問合せ先等、サイトの基本情報を設定することができます。他にも種別の登録、追加、編集、並び順の変更や、入会申請フォームの登録項目と説明文を設定します。
一括メール配信（お知らせ・会費催促など）
会員向けの重要なお知らせや最新情報、会費の催促などを迅速に伝えるため、メールでの一括送信を行うことができます。郵送物や印刷コストを抑えられるだけでなく、短時間で多くの会員に情報を届けることが可能です。
マイページ管理機能
会員マイページに掲載するお知らせの内容を登録・管理します。
SOUBUN.COMの事務局運営サポート
SOUBUN.COMは学会サポート企業として80年の歴史と豊富な実績を持ちます。会員管理システムの提供のみではなく、学会事務局の運営を総合的にサポート致します。
JPPS（日本印刷個人情報保護体制認定制度）の認定を受けた万全のセキュリティ体制のもと、事務局業務を安心・安全に支援致します。
問い合わせサポートデスク
事務局運営と会員管理システムに精通した担当がサポートデスクとして会員からの問い合わせにも対応致します。
システムで一括管理された会員情報や会費納入状況を利用し、会員への連絡や会費の督促を行います。
会計業務支援
専門スタッフによる出納管理、定期的に発生する口座の名義変更など、会計周りのサポートをいたします。
また、システム内の年会費払込情報と連携した顧問会計士による会計資料の作成、会計監査当日の立ち合いも致します。
理事会運営支援
会員管理システムの登録情報を利用し、招集通知の作成、発信、取りまとめを代行いたします。
また、理事会開催に関連する各所へのご連絡から、資料の印刷、当日のサポートまで、一貫して対応可能です。
各種発送業務支援
会員管理システムに登録されている住所情報を使用・出力し、弊社自社工場から各種印刷物を発送する事が可能です。
学会誌のみならず、選挙関連の印刷物やお知らせ・アンケート用紙など、多種多様な印刷物作成・セット作業・発送業務を実施致します。
導入費用について
ご予算や目的に応じて、最適なシステムやプランは異なります。そのため、初期費用や月額費用も変動いたします。詳細なご要望をお伺いした上でお見積もりをご提案し、ご契約から稼働開始までを丁寧にサポートいたします。 また、中にはお客様に作業をご負担いただくことで初期費用を無料にできるシステムもございますので、まずは一度お声がけくださいませ。
お問い合わせ
SOUBUN.COMは学会サポート企業として80年の歴史と豊富な実績を持ちます。複数の学会での会員管理経験を強みに、学会様に最適なサービスをご提供いたします。 そのほかにも、学会事務局代行、学会誌発行サポート、学術大会支援、学会ホームページ制作など、幅広いサービスを提供しておりますので、お気軽にお問合せください。
