さまざまな事務作業や会計業務などを誰が担当するのか、会員募集のことなど、新規で学会を立ち上げる時には一度機に決めなくてはいけないことが多くあります。
このためSOUBUN.COMでは学会を新規で立ち上げる予定の皆様に向けたサービスを提供しております。
「まず何から始めたらいいのかわからない」などざっくりとしたご相談から、具体的に「会員管理をしてほしい」であるとか「通帳を管理してほしい」など決まった業務の請負まで幅広く対応しております。
学会の立ち上げ・法人化についてはこちらの記事もご覧ください。
登記など設立サポート
まずは設立当初は法人格の取得を行わない場合もありますが、法人化するメリットは多いため、ある程度会員確保の見込みが立っている場合など最初から法人化する学会様もおられます。その際にも登記など必要な手続きを司法書士、税理士の専門家と連携を取りながら設立のサポートをいたします。
その他にも以下のようなサポートサービスも提供可能です。
・印鑑の作成
・事務局メールアドレスの取得
・事務局設置場所としての住所の貸し出し
ホームページ新規作成をサポート
次に、学会を立ち上げたことをまずは世の中のお知らせできる、「看板」が必要となります。
立派なサイトを最初から作ろうとすると準備に時間もお金もかかってしまいますので、まずは「設立趣旨」「活動計画」「代表挨拶」「入会案内」「個人情報保護方針」「お知らせ欄」などの要素が含まれていれば学会ホームページの役割を十分に果たせます。
SOUBUN.COMでは具体的には以下のサービスが提供できます。
・ドメイン取得 / サーバー選定と契約代行
・ロゴデータ作成
・サイトデザイン案（カラーリング含む）のご提案と制作
・会員入会フォームの作成
・お知らせ（最新情報）投稿フォームの作成
構築にかかる時間としては、1.5〜２ヶ月が目安です。
ただし、この時に最も重要であるのがサイトの増築の柔軟性です。
学会が大きくなった際には掲載する情報等も増えてきます。
その度に更新費用が多額にかかるのでは、載せたい時に柔軟な対応ができず拡大の支障となりかねないため、テクニカルなスタッフがいない場合でもPCで簡単に更新を可能にすることが肝要です。
数社から見積をとる場合も、「初期費用＋5年間の更新費用（ページ追加費用含）」という観点でも比較されることをお勧めします。
会員入会の仕組みと会員管理
新規立ち上げの際には、まず会員募集機能が必要です。
入り口としては、ホームページが一番手軽に設置できて便利ですが、受付方法はいくつかパターンがあります。
郵送での受付
ホームページに入会申込用紙のPDFを貼り付け、ダウンロード可能な状態に設定。
希望者は、用紙を印刷して事務局宛に郵送を行う方法です。
この方法は、追加コストがほぼかからずに開始が可能なため多く採用されている方法ですが、一方で入会までの手続きが、希望者・学会事務局側双方にとって煩雑というデメリットもあります。
入会者促進および事務局コストにも関わることですので、一定の規模数になるまでの暫定措置としてお考えいただくことをお勧めします。
Googleフォームなどでの受付
PDFの郵送よりも簡単な方法で且つコストもあまりかからない方法もあります。
必要な情報の受付をGoogleフォームやそれに準ずるホームページのフォーム機能などで行う方法です。
リアルタイム性も高いため、郵送での受付よりもストレス少なく対応が可能です。
会員システムでの受付
立ち上げ時にすでに一定数の館員が履行確保が見込まれると言うことでしたら当初から会員管理システムを導入することも選択肢の一つです。
入会受付や審査状況の管理が簡便になるだけでなく、入会金の支払い有無や入会日の管理などが非常に簡単できるようになるため、会員管理に係る事務局人件費の削減をすることが可能です。
例えば会員管理システムを採用せずに入会受付をすると、
郵送やデータで会員を受付 → 審査結果返信 → 入金の案内 → 入金確認完了
といった一連の手順が必要になりますが、会員管理システムを採用するとその辺が大幅に削減できます。
いずれの手法と取るにしても、まずは会員管理に必要な入会時の情報取得項目なども決めておく必要があります。
また簡易審査を誰が担当し行うのか、その基準は何であるかといった審査内容もあらかじめ決めておきます。
実は、会費管理を行うにあたって一番重要になるのが銀行振込、オンライン決済、コンビニ決済などの決済方法です。
決済に係る諸費用についても重要ですが、入金者のチェックなど会員管理の手間なども考慮し、採択することをお勧めします。
SOUBUN.COMでは、入会・会費の請求や入金チェックの代行なども行っております。
準備から立ち上げまでのスケジュールと設立に必要な資金
こういった手続きなど一連の費用を全て含めて、おおよそ初年度では入会費で賄える金額のほかに100万円ほど必要になります。
また、立ち上げの目的や人数によってかかる時間は異なりますが、目安として大枠のスケジュールを示しますと以下のようになります。
設立3ヶ月前
・発起人を集め、学会の設立趣旨書の作成
・設立予算の確認と計画
・情報収集と役割分担
・法人格取得の検討
設立2ヶ月前
予算に合わせて内容等検討しながら仕組みづくりを行います。
・ホームページを作成
・会員システムの選定と構築
・入会者募集方法の検討
・登記など必要な手続きの確認
設立1ヶ月前
いよいよ設立に向けて大詰めですが、やるべきことが明確になっていて役割分担がしっかりできているかというところがポイントです。
・入会者規約や入会方法の整備
・通帳作成と会計管理方法の検討
・会費徴収方法の確定と予算案作成
この間にも事務局の住所をどちらで設置するのか？代表は誰にするのか？理事は誰が担うのか？といったような細かい内容を詰めていきます。
このように忙しい研究の合間にも行うべきことが多数あり、どうしても設立までのスケジュールが後ろ倒しになりがちです。
SOUBUN.COMでは忙しい先生方が研究にかける貴重な時間を削らなくても良いように、業務の一部分だけでもご予算に合わせて立ち上げサポートを行いますので、是非お気軽にご相談ください。
