大会システム導入でのよくある課題と影響

演題登録がある大会は、どんな規模の学会でもシステムの導入をするケースが多くあります。その理由としては、事務局での細かい管理・対応が難しいことと発表者が編集する時の手間が挙げられます。演題登録にシステムを導入しない場合メールで登録受付をする問い合わせや各関係者との多数のやりとりがある中、演題登録までメールで済ませようとすると、対応漏れ・ミスが発生しやすくなります。さらに、大会発表者が演題のタイトルや代表発表者等のデータを編集しようとするたびにメールでやりとりしなくてはならず、事務局・参加者双方にとって重い負担となってしまいます。

演題登録は学会で必ず行われます。それゆえに、大会でのシステム導入は必須といってもよいでしょう。演題登録をはじめとする業務を学会システムが管理することで、大会の開催・運営をスムーズにすることができます。
しかし、大会のシステムには以下のような課題がつきものです。 

システム費用が高い

大半のシステムは導入・使用費用が極めて高く、大会予算を大きく圧迫してしまう可能性があります。通常だと50万円〜、高額になるとシステムの使用料だけで100〜200万円かかる場合もあり、導入を躊躇する大きな要因となっています。 

導入までが遅い（時間がかかる）

大会の仕様に合わせてカスタマイズして開発するシステムは、使いやすく便利である一方で実際に使えるまで時間がかかります。このタイプのシステムの多くが、導入を決定してから実際に使用できるまでおよそ1ヶ月以上かかってしまいます。一方で、参加登録・演題登録の開始日は既に決まっており、それに遅れたくはありません。 

実際の画面が使いづらい

使用者にとって使いにくい画面のシステムもあります。例えば、機能が多すぎて使用者を混乱させてしまったり、スマホの画面で見ると文字やアイコンが小さすぎたりするシステムは良い画面（UI）とはいえません。
こういった課題があると演題登録や参加登録が円滑に進められなかったり、業務をスムーズに行えなかったり、問い合わせが逆に増えてしまったりと、せっかくのシステムを活用することができません。
しかし、今回ご紹介する学会システム（Lite）は、これら3つの課題を全て解決！
以下で、学会システム（Lite）の3つの特徴を見てみましょう。

学会システム（Lite）の3つの特徴

重要な機能に絞って安さを実現

初期費用を含めて40万円という破格の安さが最大の強みです。（※500名以下の参加者の場合。500名以上参加者がいる場合は別途追加料金がかかります。また、決済手数料は3.6%となっております。）
この安さを実現できる理由は学会運営に最も重要な機能に提供を絞っているからです。学会それぞれに合わせてカスタマイズするのではなく、基礎的な機能のみ持たせることで小・中規模の学会様にも導入いただきやすい価格になっています。 

迅速な導入プロセスで運営をスムーズに

一般的な大会システムだと通常1ヶ月程度かかる導入も、学会システム（Lite）なら期間で済ませることが可能です。学会システム（Lite）では、利用申請から実際にシステムを使えるようになるまで最短で1週間です。 

詳しい導入プロセスは以下の通りです。 

(1)利用の申込
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(2)アカウント開設・・・申込後、最短4営業日でアカウントが開設できます。
　　　↓
(3)利用設定・・・通常、1営業日で利用設定が完了します。
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(4)学会受付開始 

直感的なUIで使いやすい

シンプルで直感的な画面ですので、事務局の皆様も参加者の皆様も簡単に操作していただけます。学会システム（Lite）はスマートフォンだとGoogle ChromeやSafari等のwebブラウザにて開けるので、わざわざアプリをダウンロードする必要がない点もメリットの１つです。 

学会システム（Lite）でできること

学会システム（Lite）でできることは、次の8つです。大会運営に必須の機能をしっかりと抑えつつも、必ずしも必要でない機能は削ぎ落とした構成になっています。 そのため効率よく学会運営サポートを行うことができます。

■マイページ発行
■参加登録
■オンライン決済
■領収書&参加証明書発行・・・参加者各自でダウンロードしてもらうことで、事務局の負担を減らします。
■演題登録・・・参加者情報と演題情報を一括で管理します。
■参加者へのメール送信・・・管理画面から作成可能です。テンプレートが用意されており、一から文面を考える必要がありません。
■QRコードでの受付管理・・・当日受付の負担を減らします。
■言語の切り替え（日英対応）・・・国際大会でも使用可能な設計になっています。

学会システム（Lite）は学会運営に必要なあらゆる業務をサポートしています。そのため、複数のツールを組み合わせることなく学会を開催することが可能です。 

課題解決に適したシステム選びのポイント–費用と機能–

とはいえ、さまざまな学会システムがある中でどういった評価軸で選べばいいのかピンとこないこともあるのではないでしょうか？そんなときのために、重要な評価ポイントを2つ紹介します。 

(1)費用 

予算がある以上、費用が優先となる学会様も多いでしょう。より詳しいポイントは以下の通りです。 

■初期費用・・・システムによって初期費用が異なあります。検討中のシステムの初期費用の有無を確認しましょう。
■サーバー費用・・・参加者が一定以上の場合、サーバー費用が追加でかかることがあります。数十人規模の大会ではかかりませんが、数百人規模になるとシステムによってはサーバー費用がかかります。
■カスタマイズ費用・・・機能によってはカスタマイズ費用がプラスでかかります。どの機能がどれくらいの費用がかかるかよく確認しましょう。
■オンライン決済費用・・・システムによっては、オンライン決済に別途料金がかかる場合もあります。「決済料金の⚫︎％」等指定がありますので、要確認です。 

(2)機能 

■必要な機能があるか（演題登録・参加登録・オンライン決済）・・・どんな学会でも事務局の手間と負担を減らすために必要なのが「演題登録」機能・「参加登録」機能・「オンライン決済」機能です。これらの機能があると自動化される事務局業務が多くなるため、対応ミスも減ります。 

■追加できる必要機能があるか・・・プログラムの編成や演題検索機能、オンデマンド動画の視聴機能などはあるとさらに便利な機能です。予算とのバランスを考慮しつつ、学会に必要か、もし必要なら追加料金はかかるのかを確認しましょう。（例えば、演題数がとても多く表示画面が数ページにまたがる、となるとあった方が良いでしょうし、オンデマンド動画での発表を認めているなら、システム上で動画を視聴できるようにした方が良いでしょう。）

学会によって活用できる昨日は様々です。利用可能な機能や使用料金は学会システムが提供するプランによって変わるため、よく確認しましょう。

学会システム（Lite）が選ばれる理由

学会システム（Lite）は次の2つの理由で皆様から選ばれています。まず、学会システム（Lite）は上記の理由から豊富な導入実績があります。合計利用者数は2024年1月時点で8万人を突破しています。（スタンダード版（高機能版）の利用者を含みます。）
また、学会関係者による監修が入っており、学会運営実務に携わった経験者の視点からシステムが構築されているため、よりユーザーのニーズに答える設計になっています。

大規模な大会なら学会システム（高機能版）がおすすめ

今回ご紹介した学会システム（Lite）は安さ・速さに特化し、機能を絞った構成になっています。参加者が500名を超える大規模な大会向けに、学会システム（高機能版）も提供されています。
学会システム（高機能版）では、タイムテーブルの構築や演題検索機能、大会ホームページ作成、Zoom等によるライブ配信機能といった、さらに便利な機能を加えた体系でご提供しております。いずれの場合でも、ぜひお気軽にご相談ください。 

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